Meist als bürokratisch angesehen, vor allem im Vergleich zu agilen Methoden: das klassische PMO (Projekt Management Office). Denkbar sind aber hybride Ansätze. Damit kommt mehr Dynamik und Steuerung ins Unternehmen. Ein agiles PMO bedeutet die Brücke zwischen Agilität und Struktur. Das bedeutet, dass PMOs sich neu erfinden müssen, wenn Agilität auf Struktur trifft.
Was ist ein agiles PMO?
Kombiniert man klassisches Projektmanagement mit agilen Prinzipien, wächst der Fokus auf Flexibilität und Selbstorganisation. Das Unternehmen wächst und verbessert sich fortlaufend. Ohne die Kontrolle abzugeben, lassen sich agile Teams unterstützen. Das PMO wird zum Macher statt zur Kontrollebene.
| Infobox: Agiles Manifest vs. PMO-Standards: | ||
| Prinzip | Klassisch | Agil |
| Planung | langfristig | iterativ |
| Steuerung | zentral | dezentral |
| Kommunikation | Berichte | direkte Interaktion |
Aufgaben eines agilen PMO
Agile PMOs arbeiten mit unterschiedlichen Methoden. Dazu gehören: Scrum, Kanban, SAFe und hybride Modelle. Das Agile PMO schafft den Rahmen für Governance, Rollen und Tools. Wissensmanagement und Coaching ziehen ins Unternehmen ein, so dass agile Trainings und eine Gemeinschaft für die Praxis umgesetzt werden. Agilität fördert zudem die Transparenz, indem agile KPIs, visuelle Reportings und OKRs für ambitionierte Ziele, Ergebnisse und Messungen wirksam werden. Das agile PMO überbrückt die Kluft zwischen Management und den agilen Teams.
Integration klassischer Strukturen
Die Problematik ist klar: Wie lassen sich agile Methoden in klassische Unternehmensstrukturen einflechten?
Nach wie vor wichtig bleibt Governance: Alle Regeln, Prozesse und Strukturen des Unternehmens. Dazu zählen auch die Budgetverantwortung, Standards und Compliances.
Agiles Reporting in Form von Burn-down-Charts und Velocity finden statt Gantt-Diagramme ihre Anwendung. Mit agilem Reportings entsteht Transparenz. Das Burn-down-Chart vermittelt den verbleibenden Arbeitsaufwand im Zeitverlauf des Projekts. Fortschritte und Engpässe werden damit sichtbar gemacht. Velocity ist die Messung, was das Team in einem bestimmten Zeitraum schafft. Das macht Anpassungen und Verbesserungen möglich.
Zur Integration agiler Methoden im Unternehmen zählt auch eine Neuüberdenkung der Rollen. Das Projekt-Management-Büro unterstützt und vermittelt und ist nicht weiter die Kontrollinstanz im Unternehmen. Agile Methoden lassen sich skalieren und somit auf andere Abteilungen oder Organisationen ausdehnen.
Hybride Ansätze sind aktuell in mehr als zwei Drittel der Unternehmen am Wirken.
| Infobox Typische Missverständnisse: „Agil heißt keine Planung“ „PMO ist nicht mehr nötig“ „Scrum ersetzt Projektmanagement“ |
Best Practices für ein agiles PMO
Start mit Pilotprojekten: Pilotprojekte sind ideal, um agile Teams gezielt zu unterstützen.
Stakeholder einbinden: Für Projektbeteiligte müssen Erwartungen geklärt und Ängste abgebaut werden.
Tool-Landschaft anpassen, Beispiele: Jira, Confluence, Miro und MS Teams
Kultur fördern: Ein Umfeld von Fehlerfreundlichkeit, Feedback und Lernzyklen etabliert sich mit dem agilen PMO.
Erfolge sichtbar machen, unter anderem durch Storytelling, Retrospektiven und Quick Wins
Weitere Infos auch auf: https://de.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Office.
Stolpersteine Herausforderungen
Widerstand gegen Veränderung: „Das haben wir immer so gemacht“, ist wohl eine der häufigsten Aussagen und Haltungen bei der Umstellung auf ein agiles PMO.
Unklare Rollenverteilung: Wer entscheidet was? Diese Frage muss deutlich und klar geklärt sein.
Agilität als Ausrede: Oft wird fehlende Planung wird als „agil“ verkauft.
Tool-Overload: Werden zu viele Tools genutzt schwindet die Transparenz bei den Prozessen.
| Zeitstrahl: Agiles PMO einführen |
| Monat 1–2: Analyse & Zieldefinition |
| Monat 3–4: Pilotprojekte & Framework-Auswahl |
| Monat 5–6: Schulung & Tool-Einführung |
| Ab Monat 7: Skalierung & kontinuierliche Verbesserung |
Fassen wir zusammen:
Das Agile PMO verbindet Flexibilität mit Struktur. Wird das agile PMO als Unterstützer eingestuft und nicht als Kontroll-Organ, wirkt sich das positiv auf den Erfolg von Projekten aus. Zukünftig könnten KI-gestützte PMOs ins Leben gerufen werden. Eine adaptive Governance zusammen mit der agilen Steuerung des Projektportfolios, lässt sich das agile PMO flexibel an neue Anforderungen und Veränderungen anpassen. Die Organisation bleibt handlungsfähig und gleichzeitig innovativ.
FAQ zum agilen PMO
- Kann ein klassisches PMO agil werden?
→ Ja, durch schrittweise Anpassung von Rollen, Prozessen und Mindset - Welche Tools eignen sich für ein agiles PMO?
→ Jira, Confluence, Miro, MS Planner, Power BI - Wie misst man den Erfolg eines agilen PMO?
→ Agile KPIs wie Velocity, Teamzufriedenheit, Time-to-Market - Was ist der Unterschied zwischen agilem PMO und Agile Coach?
→ PMO ist strukturell-organisatorisch, Agile Coach ist methodisch und teamnah
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
